Pravidelně dostávám na počátku měsíce od mého poskytovatele Internetu e-mail, v jehož příloze najdu vygenerovanou fakturu za poskytnuté služby. Faktura je ve formátu „pdf“, když fakturu vytisknu, vypadá jako každá jiná, ale přece jen něco chybí. Není tam razítko ani podpis fakturanta. Nastává dilema, je takový daňový doklad vůbec platný, nechybí základní náležitosti? Vždyť takový doklad si můžu vyrobit i sama.
Daňový doklad může být vystaven v elektronické podobě
Plátce DPH vystavuje daňový doklad, na vyžádání za každé zdanitelné plnění nejpozději do 15 dnů ode dne uskutečnění zdanitelného plnění nebo ode dne přijetí platby. Vystavování daňových dokladů je upraveno § 26 Zákona o dani z přidané hodnoty.
Zákon jednoznačně řeší vydávání daňových dokladů v elektronické podobě. Daňový doklad může být vystaven se souhlasem osoby, pro kterou se uskutečňuje zdanitelné plnění nebo plnění osvobozené od daně, i v elektronické podobě. Zákon však stanoví, že je nutno doklad opatřit zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu nebo elektronickou značkou založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu nebo zaručit věrohodnost původu a neporušitelnost obsahu daňového dokladu elektronickou výměnou informací (podle Zákona 227/2000 Sb. o elektronickém podpisu ve znění pozdějších předpisů a Doporučení Komise 1994/820/ES o právních aspektech elektronické výměny informací). Čtěte více: Náklady na telefon a internet v podnikání fyzické osoby
Pokud souhlasí zákazník, je podnik, který prodává zboží nebo služby, oprávněn vydat fakturu v elektronické podobě. Souhlas lze vyjádřit i akceptováním všeobecných obchodních podmínek dodavatele nebo při uzavření smlouvy pro opakované dodávky. Není potřeba žádného zvláštního dokumentu.
Faktura je běžným daňovým dokladem. § 28 Zákona o DPH stanoví obsah daňového dokladu při dodání zboží, převodu nemovitosti nebo poskytnutí služby.
Co nesmí chybět na faktuře:
- označení kupujícího a prodávajícího (obchodní firma nebo jméno a příjmení, název a dodatek ke jménu, sídlo, místo podnikání plátce, DIČ),
- evidenční číslo daňového dokladu (podle účetnictví nebo daňové evidence plátce),
- rozsah a předmět plnění,
- datum vystavení daňového dokladu,
- datum uskutečnění plnění nebo datum přijetí platby (pokud se liší od data vystavení daňového dokladu),
- jednotkovou cenu bez DPH, případně slevu, pokud již není obsažena v jednotkové ceně,
- základ daně,
- sazba daně (snížená 9 % nebo základní 19 %) nebo sdělení, že se jedná o plnění osvobozené od daně,
- výši daně uvedenou v korunách a haléřích, popř. zaokrouhlenou na desítky haléřů nebo padesátihaléře.
Výše uvedené náležitosti jsou povinné. Pokud by cokoli z těchto náležitostí chybělo, faktura by nemohla být považována za daňový doklad. Není tedy potřeba, aby faktura obsahovala přímo označení daňový doklad, otisk razítka či vlastnoruční podpis.
Razítko a podpis nepatří mezi základní náležitosti daňového dokladu. Razítko a podpis však jednoznačně vzbuzují vyšší důvěru u zákazníka.
Mnohé podniky raději volí tradiční způsob vystavování daňových dokladů v listinné formě. Je to sice dražší varianta – vystavováním elektronických dokladů přenášíme část nákladů na zákazníka (tisk si zajistí zákazník sám), ale zákazník má v ruce dokument, který působí věrohodněji, a to především při různých sporech a reklamacích. Proto některé podniky nabízí, v případě zájmu zákazníka, následné zaslání daňového dokladu poštou. Čtěte více: Zvládne si vést sám podnikatel účetnictví?
Jste držitelem elektronického podpisu?
Faktura jako účetní doklad
Účetní doklad je základním prvkem soustavy účetnictví. Lze ho označit jako jeden ze základních účetních záznamů. Účetní doklady jsou definovány § 11 Zákona o účetnictví. Prostřednictvím účetních dokladů vstupují účetní zápisy do účetních knih. V účetních dokladech se zachycují hospodářské a účetní operace. Faktura patří mezi vnější účetní doklady, které vznikají vztahem mezi účetní jednotkou a jejím okolím. Čtěte více: Konkureční výhoda? Poskytování slev při včasném zaplacení
Zákon o účetnictví předepisuje náležitosti průkazného účetního dokladu:
- označení účetního dokladu,
- obsah účetního případu a jeho účastníky,
- peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství,
- okamžik vyhotovení účetního dokladu,
- okamžik uskutečnění účetního případu, pokud není shodný s okamžikem vyhotovení účetního dokladu,
- podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za zaúčtování.
Z hlediska Zákona o účetnictví je povinné opatřit účetní doklad / fakturu podpisovým záznamem. Průkaznost účetních záznamů upravuje § 33a Zákona o účetnictví. Forma účetního záznamu může být písemná nebo technická. Zákon považuje obě formy za rovnocenné, zákon tak reaguje na rozvoj informačních technologií.
Podpisový záznam tedy může být zajištěn podle Zákona o účetnictví vlastnoručním podpisem nebo elektronickým podpisem podle zvláštního právního předpisu či obdobným průkazným účetním záznamem v technické formě. Zvláštním právním předpisem, který upravuje podmínky elektronického podpisu a technického zajištění průkaznosti dokumentu, je Zákon 227/2000 Sb. o elektronickém podpisu, ve znění pozdějších předpisů. Čtěte více: eJustice: Na soud přes internet
Právní úprava účetního a daňového dokladu (Zákon o účetnictví a Zákon o dani z přidané hodnoty) se jednoznačně shoduje v části podpisového záznamu. Účetní i daňový doklad lze vyhotovit v elektronické podobě, vyžaduje se však technické zajištění podpisu, nejlépe formou elektronického podpisu.
Elektronický podpis se vyplatí
Základním předpokladem pro elektronické zasílání souboru dat a komunikaci se státní správou např. s finančním úřadem nebo ČSSZ a dalšími institucemi např. zdravotní pojišťovnou, živnostenským úřadem apod. je elektronický podpis. Elektronický podpis formou kvalifikovaného certifikátu vydávají za úhradu s omezenou platností tři akreditované certifikační autority: I. certifikační autorita, PostSignum, e-Identity. Čtěte více: Podepište se elektronicky, ušetříte cestu na úřad
S vlastnictvím elektronického podpisu se vám otevírá možnost elektronické komunikace 24 hodin denně, 7 dní v týdnu. Odpadají osobní návštěvy úřadů a také náklady na poštovné. Elektronický podpis šetří váš čas.
ČLÁNKY DO MAILU