Změny v oznamování nástupu zahraničních zaměstnanců od 1. července 2024

Elektronická komunikace při přihlašování cizinců

Ministerstvo práce a sociálních věcí stanoví podle § 87 odst. 4 zákona o zaměstnanosti novou vyhláškou (číslo 117/2024 Sb.) povinnou elektronickou komunikaci pro plnění informačních povinností zaměstnavatele při zaměstnávání zaměstnanců ze zahraničí. Zavádí se totiž automatizované zpracování a výměna informací ve strojově zpracovatelném formátu s minimalizací manuálních úkonů na straně zaměstnanců Úřadu práce ČR a zaměstnavatelů, respektive plná digitalizace tohoto úkonu.

Do 30. června 2024 mohou zaměstnavatelé ohlásit nástup cizince nebo zaměstnance příslušníka jiného státu Evropské unie (nebo cizince s výjimkou podle § 98 zákona o zaměstnanosti) prostřednictvím příslušného formuláře. A to odesláním papírového tiskopisu nebo jeho vyplněním na webových stránkách ministerstva práce a sociálních věcí (oblast zaměstnanosti). Tyto formuláře musí následně zaměstnanec úřadu práce ručně přepsat a zaevidovat v centrální databázi. Postup se ale od 1. července 2024 zásadně změní.

Zaměstnavatelé budou zasílat informace výhradně jedním z těchto tří digitálních kanálů:

• vyplněním formuláře na webu,
• zasláním XML souboru ze svého mzdového programu do datové schránky Úřadu práce ČR nebo
• přímou integrací jejich informačního systému s rozhraním MPSV – přímé volání služby založené na standartu GovTalk.

Na nové způsoby zasílání je potřeba se dostatečně adaptovat, proto ministerstvo práce a sociálních věcí umožnilo podat hlášení těmito cestami již nyní. A to prostřednictvím svých webových stránek Informační karty a sdělení při zaměstnávání cizinců.

Služba založená na standardu GovTalk

Jedním z digitálních kanálů je přímé volání založené na standardu GovTalk. Nepůjde o službu pro zaměstnavatele, kteří odesílají hlášení prostřednictvím datové schránky. GovTalk využijí pouze zaměstnavatelé registrovaní na okresní správě sociálního zabezpečení k e-Podání za zaměstnavatele (zasílanému s uznávaným elektronickým podpisem prostřednictvím VREP/APEP). Podrobnější informace k tomuto způsobu podání jsou na stránkách České správy sociálního zabezpečení.

Popis specifikace způsobu hlášení zaměstnavatele krajské pobočce Úřadu práce ČR prostřednictvím přímého volání služby založené na standardu GovTalk (dle vyhlášky):

• a) Autentizace a elektronický podpis dat pro službu je prováděn výhradně kvalifikovaným certifikátem registrovaným u České správy sociálního zabezpečení.
• b) Pro podání prostřednictvím přímého volání služby se datová věta vloží do obálky ve formátu GovTalk.
• c) Datová věta je ve formátu XML.
• d) Povinnost dodržení struktury obálky, která je zveřejněna a vysvětlena na internetových stránkách ministerstva práce a sociálních věcí.

Povinnost informovat

Zaměstnavatel má povinnost informovat příslušnou krajskou pobočku Úřadu práce ČR, a to nejpozději v den nástupu v případě, že nastoupí do zaměstnání nebo k výkonu práce na území České republiky občan Evropské unie, jeho rodinný příslušník, rodinný příslušník občana České republiky uvedený v § 3 odst. 3 zákona o zaměstnanosti, cizinec uvedený v § 98 písm. a) až e), j) a l) až s) a v § 98a zákona o zaměstnanosti, u kterého se nevyžaduje povolení k zaměstnání, nebo cizinec, u kterého se vyžaduje povolení k zaměstnání, zaměstnanecká karta, karta vnitropodnikově převedeného zaměstnance nebo modrá karta.

Obdobná povinnost se vztahuje na případy, kdy za trvání zaměstnání nebo výkonu práce na území České republiky nastane skutečnost, na jejímž základě již cizinec povolení k zaměstnání, zaměstnaneckou kartu, kartu vnitropodnikově převedeného zaměstnance nebo modrou kartu nepotřebuje, s tím, že tato informační povinnost musí být splněna nejpozději do 10 kalendářních dnů ode dne, kdy nastala skutečnost, na jejímž základě se povolení k zaměstnání, zaměstnanecká karta, karta vnitropodnikově převedeného zaměstnance nebo modrá karta nevyžaduje.

Sdělení a informační karta

Princip oznamování nástupu bude založen nejen na nových způsobech hlášení, ale také na nových pojmech. Těmi jsou Informační karta a Sdělení.

• Informační karta slouží pro hlášení nástupů, změn i ukončení zaměstnání při zaměstnávání občanů EU/EHP a Švýcarska, jejich rodinných příslušníků, a cizinců, kteří mají volný vstup na trh práce, tj.nepotřebují pracovní oprávnění (např. občané Ukrajiny s udělenou dočasnou ochranou, cizinci s uděleným trvalým pobytem a další (volný vstup na trh práce).
• Sdělení slouží pro hlášení nástupů, změn i ukončení zaměstnání při zaměstnávání cizinců, kteří potřebují pracovní oprávnění = jsou držitelé zaměstnanecké karty, modré karty, karty vnitropodnikově převedeného zaměstnance nebo povolení k zaměstnání

Zjednodušení u informačních karet a sdělení

Informační kartou se tedy budou hlásit informace o nástupu občana EU/EHP a Švýcarska nebo jeho rodinného příslušníka nebo cizince, který nepotřebuje pracovní oprávnění do zaměstnání (např. občana Ukrajiny s udělenou dočasnou ochranou). U agendy Informačních karet se bude používat pouze jeden formulář, prostřednictvím kterého se bude hlásit jak nástup, tak i odchod zaměstnance. Pokud zaměstnavatel při nástupu rovnou uvede i termín ukončení činnosti (např. při poměrech na dobu určitou), bude-li dodržen, nemusí již další kartu zasílat.

Naopak u cizinců odešle zaměstnavatel Sdělení o nástupu cizince – držitele pracovního oprávnění do zaměstnání, k vyslání, k vnitropodnikovému převedení. A při ukončení odešle Sdělení o ukončení zaměstnání, vyslání, vnitropodnikového převedení – cizince držitele pracovního oprávnění.